Nie licząc turystyki i gastronomii, lato kojarzy się raczej ze spowolnieniem przedsięwzięć i wyludnionymi biurami. Procesy rekrutacyjne też toczą się leniwie. Eksperci Antal radzą, co robić, aby po wakacjach nie okazało się, że konkurencja zdążyła przechwycić najlepszych kandydatów.

Podobnie jak zima, która co roku zaskakuje drogowców, tak i sezon letni zdaje się często przychodzić nie w porę, gdy biznes jest na to kompletnie nieprzygotowany. Zaplanowane na „luźniejszy biznesowo okres” procesy rekrutacyjne stają się korespondencją trzech autoresponderów – rekrutera, kandydata i menedżera zespołu, do którego trafiają poszukiwania. W efekcie cykl etapów, który w normalnych warunkach zamyka się w 10 dniach roboczych, urasta do karkołomnego logistycznego wyzwania, ciągnącego się tygodniami. Jak temu zaradzić? Przede wszystkim minimalizując ryzyko i zawczasu zgrywając kalendarze rekruterów i decydentów po stronie biznesu. Uzupełnijcie plany urlopowe i wymieńcie się nimi.

1. Bądź wyrozumiały dla urlopowiczów
Do wspólnego kalendarza rekruterów i menedżerów wpisz harmonogram kolejnych etapów rekrutacji, a następnie wydłuż standardowy bufor czasowy o 50%. Zrób to na wypadek niedostępności kandydatów. Jeżeli prowadzisz poszukiwania metodą direct search, próbuj od razu inicjować kontakt telefonicznie, a nie mailowo lub za pośrednictwem LinkedIn lub GoldenLine. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której nie dotrzesz do ciekawej osoby, bo ta nie sprawdzała wiadomości podczas wakacji.
Najgorszym pomysłem jest też uznanie osoby, która nie może stawić się na spotkaniu ze względu na urlop, za „niewystarczająco zmotywowaną”. W obliczu długo planowanego wakacyjnego wypoczynku warto jest być maksymalnie wyrozumiałym. Firmy, które stawiają kandydata pod ścianą i nie wykazują się elastycznością w sezonie wakacyjnym, tworzą sytuację niekomfortową, która prowadzi może nie do kryzysu wizerunkowego, ale reputacyjnej rysy.

2. Aktualizuj na bieżąco

Po etapie selekcji, gdy grupa kandydatów do kolejnego etapu rekrutacji została już wybrana, warto poświęcić czas na spytanie wybrańców o ich konkretne plany urlopowe. Nakreśl im także ustalony wcześniej harmonogram procesu rekrutacji – dzięki temu nie będzie zaskoczeniem np. nietypowa przerwa w procesie, wynikająca z nałożenia się urlopów decydentów po stronie firmy. Transparencja, choć ważna jest przez cały rok, w sezonie ogórkowym powinna być traktowana priorytetowo.

3. Usprawnij zbieranie i przekazywanie informacji zwrotnej

To praktyka, której wdrożenie zaowocuje długofalowo. Jedną z głównych bolączek procesów rekrutacyjnych jest żmudne gromadzenie feedbacku od wszystkich decydentów po kolei. Zanim dojdzie do udzielenia informacji zwrotnej kandydatowi, proces niebezpiecznie wydłuża się o kilka niepotrzebnych dni. I chociaż z perspektywy rekrutera ciągle coś się dzieje – trwa mailowa wymiana opinii, waży się ostateczny skład tzw. shortlisty (wyselekcjonowanych do kolejnego etapu kandydatów), przekazywane są przypominajki o konieczności podjęcia decyzji – to kandydat widzi jedynie pustą skrzynkę mailową i niepokojąco milczący telefon. Co wówczas myśli? Że odpadł. Że jednak warto odezwać się do tej innej firmy, która też proponowała rozmowę. Że proces, na którego rozstrzygnięcie właśnie czeka, chyba nie jest do końca profesjonalny, skoro decydenci zapadli się pod ziemię.
Zamiast dostarczać kandydatowi pożywkę do takich rozważań, udziel informacji zwrotnej nie tylko szybko, ale i dobrze. Jeszcze przed rozpoczęciem procesu ustalcie w gronie wszystkich decydentów, w jakiej formie będziecie zbierać opinie o uczestnikach spotkań. Jeśli odpowiadasz za harmonogram – wysyłając zaproszenia do kalendarza, uwzględnij dodatkowy kwadrans na dyskusję o kandydacie, gdy ten już opuści pokój spotkań. Ustalcie, w ile dni roboczych powinniście przekazywać informację zwrotną uczestnikom procesu oraz kto będzie za to odpowiedzialny. I przede wszystkim – traktujcie ten plan jak dżentelmeńską umowę, a nie sytuację idealną, która zapewne nigdy nie nastąpi.

4. A może po prostu… wróćmy do tematu jesienią?

Czy w sezonie ogórkowym warto jest wstrzymać procesy rekrutacyjne i wznowić je jesienią, gdy wszyscy wrócą z wakacji? Bynajmniej! Pomimo konieczności mocniejszej pieczy nad decydentami i uczestnikami procesu, rekrutowanie latem jest nierzadko bardzo zasadne. Są sytuacje, w których jest po prostu konieczne – najczęściej, gdy mamy do czynienia z rotacją dobrowolną pracowników, czyli – kolokwialnie mówiąc – momentem, gdy specjalista bądź menedżer „rzuca papierami”. Abstrahując jednak od tego, pracownicy, którzy planują urlop poza sezonem (a jest ich wielu), mogą być nie tylko bardziej dostępni i otwarci na spotkania, ale także… mniej zestresowani rekrutacją. Nie bez znaczenia jest także argument, że w spokojnym biznesowo okresie możemy poświęcić się bardziej efektywnemu wdrożeniu nowego pracownika w obowiązki i kulturę organizacyjną. Nie czekaj zatem do jesieni, w końcu czas to pieniądz. Pamiętaj jedynie o powyższych zasadach i… nie śpij, działaj!

OBEJRZYJ WIDEO:
Budżet prawie bez deficytu, ale jak sobie poradzi z niższym wiekiem emerytalnym